民眾陳情案件辦理

高雄市體育處民眾陳情案件辦理作業程序

中華民國100年1月6日高市體綜字第1000000136號函訂

一、高雄市體育處(以下簡稱本處)為有效辦理民眾以不同形式陳情之事項(以下簡稱陳情案件),順暢民意溝通協商管道,依據「高雄市政府為民服務不定期考核工作計畫」,訂定本作業程序,以加強為民服務工作之推行。

二、民眾以書面(含市府線上即時服務系統、電子郵件、本處網路留言板、傳真、郵寄)陳情者,依陳情案件類別經收發作業分由各承辦組(室)辦理,承辦人員將辦理情形簽核後回覆陳情人。

三、民眾以電話陳情者,接聽人若非承辦人員,應將電話轉請承辦人員接聽,承辦人員聆聽陳述後,應妥為回覆,未能立即回覆或回覆無法令陳情人滿意者,應記錄於「高雄市體育處民眾陳情案件紀錄單」(以下簡稱陳情案件紀錄單),簽核後回覆陳情人。 陳情案件非本處主管業務者,承辦人員應委婉向陳情人說明,並告知相關主管機關聯絡方式。

四、民眾親至本處或所屬場館陳情者,受理之業務主管應於適當場所接待陳情人,負責紓解、傾聽,並予以委婉說明,解決其問題。 如有必要得會同相關單位共同辦理,承辦人員將辦理情形記錄於陳情紀錄單,簽核後回覆陳情人

五、承辦人員辦理陳情案件,應具體記錄陳情人個人資料、陳情事項及辦理情形等。 陳情案件應於3日內以書面回覆陳情人,如無法於期限內回覆者,應先與陳情人聯繫,說明辦理進度,最遲應於一週內辦結。

六、各組室每月5日將上月陳情案件列表後送研考單位。研考單位每月10日公佈上月陳情案件辦理及改善情形之統計資料於本處網頁及公佈欄,並提處務會議報告及檢討。