民眾陳情案件辦理

高雄市體育處人民陳情案件辦理作業規定

中華民國100年1月6日高市體綜字第1000000136號函訂

中華民國103年11月11日高市體綜字第10371047300號函修正

一、高雄市體育處(以下簡稱本處)為有效辦理民眾以不同形式陳情之事項(以下簡稱陳情案件),順暢民意溝通協商管道,依據「高雄市政府及所屬各機關處理人民陳情案件要點」,訂定本作業規定,以加強為民服務工作之推行。

二、民眾以書面(電子郵件、傳真、郵寄)陳情者,經收發作業登錄公文系統後分由各承辦組(室)辦理,承辦人員將辦理情形簽核後回復陳情人。

市府線上即時服務系統之陳情案件由各組室指定專人每日收分文,各組室承辦人員再將案件交由本處收發人員登錄至公文系統,並將辦理情形簽核後回復陳情人。

三、民眾以電話陳情者,接聽人若非承辦人員,應將電話轉請承辦人員接聽,承辦人員聆聽陳述後,應妥為回復,未能立即回復或回復無法令陳情人滿意者,應紀錄於「高雄市體育處民眾陳情案件紀錄單」(如附表)(以下簡稱陳情案件紀錄單),並登錄至公文系統,簽核後回復陳情人。

陳情案件非本處主管業務者,承辦人員應委婉向陳情人說明,並告知相關主管機關聯絡方式。

四、民眾親至本處或所屬場館陳情者,受理之業務主管應於適當場所接待陳情人,負責紓解、傾聽,並予以委婉說明,解決其問題。

如有必要得會同相關單位共同辦理,承辦人員將辦理情形記錄於陳情紀錄單,並登錄於公文系統,簽核後回復陳情人。

五、承辦人員辦理陳情案件,應具體記錄陳情人個人資料、陳情事項及辦理情形等。

市府線上即時服務系統之陳情案件應於五日內回復陳情人,其他來源之陳情案件應於七日內回復陳情人。

辦理陳情案件如無法於期限內辦結者,應經組室主管核准辦理展期並先以階段性回復,說明辦理進度。

改列自管之陳情案件辦理期限原則不得超過三十日。

六、各組室每月10日前將上月陳情案件列表後送研考單位。

研考單位每月中旬將本處上月陳情案件辦理時效統計分析及檢討情形,簽報處長核處並提處務會議報告。

研考單位定期將人民陳情案件統計資料公布於本處網頁。